Privacyverklaring — Let's Grow Studio

Bedrijfsgegevens

Bedrijf	Let's Grow Studio VOF
KvK	99874466
BTW-nummer	NL869168587B01
Vestigingsadres	Deugenweerd 7, 7271 XR Borculo
Postadres	Johan de Wittlaan 403, 6828 XR Arnhem
E-mail	info@letsgrowstudio.nl
Telefoon	+31 (0) 6 44 88 51 43
Website	www.letsgrowstudio.nl
Laatst bijgewerkt	29 maart 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Let's Grow Studio VOF is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Deze privacyverklaring geldt voor onze website, contactaanvragen, proeflessen, inschrijvingen, lessen, workshops, evenementen, nieuwsbrief, zaalverhuur, administratie, sollicitaties en overige dienstverlening.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact dat je met ons hebt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;
adresgegevens;
telefoonnummer en e-mailadres;
geboortedatum en, bij minderjarigen, gegevens van ouder(s), verzorger(s) of betalingsplichtige;
inschrijf-, les-, proefles-, workshop-, evenement- en deelnamegegevens;
gegevens over zaalverhuur of andere aanvragen, zoals gewenste datum, tijd, activiteit, bedrijfsnaam en toelichting;
betaalgegevens, factuurgegevens, IBAN en betaalstatus;
communicatie over vragen, inschrijvingen, wijzigingen, support of klachten;
nieuwsbriefgegevens, zoals naam en e-mailadres;
technische gegevens van websitebezoek, zoals IP-adres, browserinformatie, apparaatinfo en cookievoorkeuren;
sollicitatie- of samenwerkingsgegevens als je bij ons solliciteert of zakelijk contact met ons hebt.

In principe verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens. Alleen als dit echt nodig is voor veiligheid, toegankelijkheid of deelname aan een les, workshop of evenement, kunnen wij beperkte gezondheidsinformatie verwerken, bijvoorbeeld over een blessure, medische bijzonderheid of allergie. Dat doen wij alleen als dat noodzakelijk is, zo beperkt mogelijk en met extra zorgvuldigheid.

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou. Bij minderjarigen kunnen gegevens ook afkomstig zijn van een ouder, verzorger of andere betalingsplichtige.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen, zoals:

het verwerken van proeflesaanvragen, inschrijvingen en deelname aan lessen, workshops en evenementen;
het plannen, organiseren en uitvoeren van onze lessen, evenementen en zaalverhuur;
het onderhouden van contact met leerlingen, ouders, deelnemers, huurders en zakelijke relaties;
het opstellen en versturen van facturen en het verwerken van betalingen;
het beantwoorden van vragen via e-mail, telefoon, social media of formulieren op de website;
het versturen van serviceberichten, praktische updates en, als je daarvoor kiest, een nieuwsbrief;
het beveiligen en technisch beheren van onze website, systemen en administratie;
het verbeteren van onze dienstverlening en communicatie;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld richting de Belastingdienst.

Sommige gegevens zijn nodig om een aanvraag of overeenkomst uit te voeren. Als verplichte gegevens niet worden ingevuld, kunnen wij een proeflesaanvraag, inschrijving, nieuwsbriefaanmelding, zaalhuurverzoek of andere aanvraag mogelijk niet goed verwerken.

4. Op basis van welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Meestal is dat:

om een overeenkomst uit te voeren of om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst, bijvoorbeeld bij een proefles, inschrijving of zaalhuurverzoek;
om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie;
op basis van jouw toestemming, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief of wanneer je vrijwillig extra informatie verstrekt die wij niet strikt nodig hebben;
op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals het onderhouden van contact, het beantwoorden van vragen, het beveiligen van onze systemen, het afhandelen van klachten en het verbeteren van onze dienstverlening.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken. Dat heeft geen terugwerkende kracht.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In de praktijk hanteren wij onder meer de volgende richtlijnen:

gegevens rond contactaanvragen bewaren wij maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment;
gegevens rond proeflessen, inschrijvingen en deelnemersadministratie bewaren wij tijdens de looptijd van de overeenkomst en in principe maximaal 2 jaar daarna, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor administratie, een geschil of een wettelijke verplichting;
gegevens over zaalverhuur of andere losse aanvragen bewaren wij maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij daaruit een overeenkomst of factuurrelatie ontstaat;
nieuwsbriefgegevens bewaren wij totdat je je uitschrijft of totdat wij stoppen met de nieuwsbrief;
facturen en andere onderdelen van de financiële administratie bewaren wij in principe 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht;
sollicitatiegegevens bewaren wij in principe maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij je toestemming geeft om deze maximaal 1 jaar langer te bewaren;
technische beveiligings- en beheerinformatie bewaren wij niet langer dan redelijk nodig is voor beveiliging, analyse en continuiteit van onze website en systemen.

6. Delen wij persoonsgegevens met derden?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, websitefunctionaliteit of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij gegevens delen met bijvoorbeeld:

onze hosting- en e-mailleverancier;
onze boekhouder of administratieve software;
een betaalprovider of bank, als dat nodig is voor betalingen of incasso;
software of cloudpartijen die wij gebruiken voor formulieren, planning, administratie of nieuwsbriefverwerking;
overheidsinstanties of toezichthouders als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken om jouw gegevens goed te beschermen.

7. Doorgifte buiten de EER

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Het kan voorkomen dat een door ons gebruikte digitale dienstverlener, zoals een cloud- of formulierenprovider, persoonsgegevens buiten de EER verwerkt.

In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen in lijn met de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een passend adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van standaardcontractbepalingen.

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Denk aan toegangsbeveiliging, sterke wachtwoorden, waar mogelijk tweestapsverificatie, beperkte toegangsrechten en een zorgvuldige inrichting van onze digitale hulpmiddelen.

9. Website en cookies

Op onze website gebruiken wij in beginsel alleen functionele en technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website goed en veilig te laten werken. Voor niet-noodzakelijke cookies, zoals analytische of marketingcookies, vragen wij vooraf toestemming als dat wettelijk vereist is.

Via de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, apparaattype, browserinformatie en cookievoorkeuren. Wij gebruiken deze informatie voor beveiliging, beheer, foutopsporing en verbetering van de website. Als wij later extra analysetools of trackingtechnieken toevoegen, passen wij deze privacyverklaring en waar nodig onze cookiemelding daarop aan.

Onze website kan links bevatten naar externe websites of diensten, zoals social media of kaartdiensten. Op het gebruik van die externe websites zijn hun eigen privacy- en cookieverklaringen van toepassing.

10. Minderjarigen

Onze dienstverlening richt zich ook op kinderen en jongeren. Als een leerling of deelnemer jonger is dan 16 jaar, verwachten wij dat een ouder of wettelijke verzorger de benodigde persoonsgegevens verstrekt of toestemming geeft waar dat nodig is. Daarom verwerken wij bij minderjarigen vaak ook contact- en betaalgegevens van ouder(s), verzorger(s) of andere betalingsplichtigen.

Als wij vermoeden dat gegevens van een minderjarige zonder geldige toestemming zijn verstrekt, kunnen wij aanvullende verificatie vragen of de gegevens verwijderen.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten. Je kunt ons onder meer vragen om:

inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van gegevens, voor zover wij deze niet langer hoeven te bewaren;
beperking van de verwerking van jouw gegevens;
overdracht van jouw gegevens, als dat wettelijk van toepassing is;
bezwaar tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
bezwaar tegen direct marketing of nieuwsbrieven;
intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een bericht naar info@letsgrowstudio.nl. Wij reageren in principe binnen 1 maand. Als wij aanvullende informatie nodig hebben om je identiteit of verzoek te kunnen verifiëren, laten wij dat weten.

Ontvang je een nieuwsbrief of andere marketingmail van ons, dan kun je je ook altijd afmelden via de link in het bericht of door ons een e-mail te sturen.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of jou anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

13. Vragen of klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan gerust contact met ons op via info@letsgrowstudio.nl of +31 (0) 6 44 88 51 43.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wetgeving verandert, onze website wordt uitgebreid of onze dienstverlening wijzigt. De meest actuele versie is altijd leidend. Wij adviseren daarom om deze verklaring af en toe opnieuw te bekijken.

Versie: 2.0 - 29 maart 2026